Mandantenportal für Steuerberater: Unterlagen einsammeln, Fristen im Blick

Was ist ein Mandantenportal für Steuerberater?

Ein Mandantenportal ist eine Webseite, über die Mandanten Unterlagen an ihre Kanzlei übermitteln, statt sie per E-Mail oder Post zu schicken. Clario ist ein solches Portal: Die Kanzlei legt eine Checkliste mit Frist an, der Mandant lädt Fotos und PDFs über einen persönlichen Link hoch, das Dashboard zeigt den Eingang. Bis zu 5 Mandanten sind kostenlos.

Was kostet Clario?

Bis zu 5 Mandanten pro Kanzlei sind kostenlos. Die Anmeldung läuft mit der E-Mail-Adresse der Kanzlei, Zahlungsdaten sind dafür nicht nötig. Für mehr als 5 Mandanten gibt es später ein Abo. Einen Preis nennen wir auf dieser Seite noch nicht. Sie können Clario also mit echten Checklisten ausprobieren, ohne etwas zu bezahlen.

Brauchen Mandanten ein Konto?

Nein, Mandanten brauchen kein Konto. Sie erhalten von der Kanzlei einen persönlichen Portal-Link und öffnen ihn am Handy oder am Rechner. Dort laden sie Fotos oder PDFs hoch: Foto aufnehmen, PDF oder Foto auswählen, aus den Fotos wählen oder ein Dokument scannen (Beta). Beim ersten Öffnen bestätigen sie die Kenntnisnahme der Datenschutzinformation.

Wo liegen die Daten?

In Frankfurt am Main. Datenbank und Dateien liegen in Frankfurt, die Anwendung fordert für Server-Funktionen die Region Frankfurt an, und E-Mails laufen über IONOS in Deutschland. Zugriffsregeln trennen die Daten je Kanzlei, das prüfen automatische Tests. Alle Anbieter und Standorte im Detail stehen in der Datenschutzerklärung der Web-App.

Ist die KI Pflicht?

Nein, die KI-Funktionen sind standardmäßig ausgeschaltet und werden nur von der Kanzlei eingeschaltet. Dazu gehören die Qualitätsprüfung von Fotos, das Auslesen von Werten aus Belegen, die Anleitungen „Wo finde ich das?“, der Erinnerungsentwurf und der Hilfe-Chat im Portal. Für GwG-Dokumente und für Dokumente, die als Ausweis bezeichnet sind, werden keine Bilder an die KI übermittelt.

Wer steckt dahinter?

Clario wird von der Brodesser Consulting UG in Essen betrieben. Geschäftsführer ist Lennart Brodeßer. Die Gesellschaft sitzt am Grüteringhof 9, 45329 Essen, und ist beim Amtsgericht Essen unter HRB 37105 eingetragen. Sie erreichen uns unter kontakt@clario-tax.de. Die vollständigen Angaben stehen im Impressum.

Wie lange gilt der Portal-Link?

Standardmäßig läuft der Portal-Link 30 Tage nach der Frist der Checkliste ab. Die Kanzlei kann ihn verlängern oder sperren. Jeder Mandant hat seinen eigenen persönlichen Link. Ist der Link abgelaufen oder gesperrt, kann der Mandant das Portal damit nicht mehr öffnen. So entscheidet die Kanzlei, wie lange ein Zugang offen bleibt.

Kann ich Daten exportieren oder löschen?

Ja, beides. Sie exportieren die Daten eines einzelnen Mandanten oder der ganzen Kanzlei als ZIP-Datei mit JSON, Dateien und Prüfsummen. Einzelne Mandanten löschen Sie sofort und endgültig. Kündigt eine Kanzlei, hat sie 30 Tage Zeit zum Export, danach werden die Daten automatisch gelöscht. Der Mailverlauf wird 24 Monate aufbewahrt.

Wie funktioniert die GwG-Identifizierung?

Clario erfasst die Angaben zur Identifizierung als strukturierte Felder: Ausweisart, Ausweisnummer, ausstellende Behörde und wirtschaftlich Berechtigter. Dazu gibt es die Checklisten-Vorlage „GwG Neumandant Onboarding“ für jeden Mandantentyp. Die Pflichten nach dem Geldwäschegesetz bleiben bei der Kanzlei. Bilder von GwG-Dokumenten gehen nicht an die KI.

Was passiert nach 5 Mandanten?

Für mehr als 5 Mandanten gibt es später ein Abo. Preis und Starttermin nennen wir hier noch nicht. Bis zu 5 Mandanten bleiben kostenlos, ohne Zahlungsdaten. In dieser Zeit können Sie prüfen, ob der Ablauf zu Ihrer Kanzlei passt. Die Daten Ihrer Kanzlei lassen sich jederzeit als ZIP-Datei exportieren.

Können mehrere Mitarbeiter einer Kanzlei mit Clario arbeiten?

Aktuell gibt es einen Login pro Kanzlei, und der kostenlose Zugang für bis zu 5 Mandanten gilt pro Kanzlei. Getrennte Zugänge je Person gibt es noch nicht. Eine Mehrbenutzer-Funktion ist geplant, einen Termin nennen wir dafür nicht. Wenn Ihre Kanzlei darauf angewiesen ist, sollten Sie das vor dem Einsatz wissen.

Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Die Hinweise zur Auftragsverarbeitung finden Sie in der Web-App unter clario-tax.de/avv. Den Vertrag senden wir Ihnen auf Anfrage. Er regelt, wie Clario als Auftragsverarbeiter mit den Daten Ihrer Kanzlei umgeht.